Phase 2: Annahme der promovierenden Person in das Promotionsverhältnis. Immatrikulation im Promotionsstudiengang
Die Annahme als Doktorand*in erfolgt dadurch, dass der Promotionsausschuss die Betreuungsvereinbarung zustimmend zur Kenntnis nimmt und die promovierende Person in ein von der Fakultät geführtes Verzeichnis eingetragen wird (vgl. § 7 Abs. 1 Nrn. 1-2 PromO).
Dazu ist das Promotionsvorhaben von der betreuenden Person auf die Tagesordnung der Sitzungen des Promotionsausschusses zu bringen. Der Promotionsausschuss tagt ausschließlich während der Vorlesungszeit. Insofern ist es ratsam, die Annahme rechtzeitig mit Ihrer betreuenden Person abzusprechen und mit Verzögerungen zu rechnen. Dazu ist die Betreuungsvereinbarung (nebst Exposé) in dreifacher Ausfertigung und mit Ihrer Unterschrift sowie den Unterschriften der betreuenden Person und dem*r Zweitgutachter*in in der Geschäftsstelle des Promotionsausschusses, d.h. im Dekanat der Fakultät, vorzulegen. Zugleich sind ggf. Anträge für diverse Anrechnungen oder Genehmigungen zu stellen (vgl. § 7 Abs. 2 PromO), ggf. unter Beifügung von Nachweisen (Zeugnissen u.a.) im Original oder in beglaubigter Abschrift (Kopie).
Über die Annahme als Doktorand*in erhalten Sie von der vorsitzenden Person des Promotionsausschusses unverzüglich eine schriftliche Bescheinigung (vgl. dazu § 5 PromO, § 6 Abs. 4 Rahmenpromotionsordnung der JMU), die auch für die Einschreibung (Immatrikulation) in das Promotionsstudium benötigt wird.
Nach der Annahme als Doktorand*in sind Sie berechtigt und gemäß § 7 S. 1 Rahmenpromotionsordnung der JMU auch verpflichtet, sich zum nächstmöglichen Zeitpunkt innerhalb der vorgesehenen Immatrikulationsfristen an der Universität Würzburg einzuschreiben. Die Einschreibung ist ausschließlich innerhalb der Einschreibfristen möglich und erfolgt mithilfe des Portals zur Online-Einschreibung für zulassungsfreie Studiengänge/-fächer. Eine vorläufige Einschreibung in den Promotionsstudiengang ohne Bescheinigung der Annahme als Doktorand*in ist nicht möglich. Die erfolgte Immatrikulation ist der Fakultät mitzuteilen (vgl. § 7 S. 2 Rahmenpromotionsordnung der JMU). Die Immatrikulation zum Zwecke des Promotionsstudiums ist grundsätzlich nur für längstens drei Jahre möglich (vgl. Art. 49 Abs. 3 S. 1 Nr. 3 und S. 2 Bayerisches Hochschulgesetz). Die routinemäßige Zwangsexmatrikulation nach drei Jahren hat jedoch keine Auswirkungen auf Ihr Promotionsverhältnis und einen erfolgreichen Abschluss Ihres Promotionsverfahrens; denn die Annahme als Doktorand*in bleibt bestehen und Sie müssen im Zeitpunkt der Erbringung Ihrer Promotionsleistungen (Dissertation, mündliches Examen) auch nicht an der Julius-Maximilians-Universität eingeschrieben sein. Bei Vorliegen außergewöhnlicher Umstände können Sie allerdings auch eine Verlängerung der Immatrikulation Ihres Promotionsstudiums beantragen.
Mit der Annahme als Doktorand*in wird die Betreuungsvereinbarung wirksam und es beginnt die Verwirklichung Ihres Promotionsvorhabens.
Ihr Promotionsvorhaben wird intensiv von Ihrer betreuenden Person begleitet. Sie nehmen an Oberseminaren, Doktorandenkolloquien und anderen akademischen Veranstaltungen Ihres Promotionsfachs teil. Der Besuch weiterer Lehrveranstaltungen ist möglich und in vielen Fällen zudem sinnvoll. Im Rahmen des Promotionsvorhabens müssen so Leistungen vergleichbar einem Umfang von 60 ECTS erbracht werden, die in Absprache mit den betreuenden Personen in der Betreuungsvereinbarung festgelegt wurden (siehe oben Phase 1; vgl. § 10 Abs. 1 Nr. 5 PromO).
